Warum ist Kommunikation wichtig?

Wenn es um das Thema Kommunikation geht, berichten eigentlich alle Teilnehmer von den gleichen „Alltagsproblemen“: <br< Kommunikation! In der Verwaltung sind wir definitiv auf Informationen angewiesen! Was passiert aber, wenn diese Informationen nicht oder nur unzureichend vorhanden sind?
Wir fangen an zu kommunizieren.
„Ich gehe mal rüber und frage nach…“
„Ich rufe mal eben an und frage nach…“
„Ich schreibe kurz eine Mail und frage nach…“

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wenn ich mit Teilnehmern über dieses Problem spreche, ist das Erstaunliche daran, dass allen diese Problematik bewusst ist, aber es eigentlich nur wenig daran geändert wird.

Warum ist das so?

Stellen wir uns einmal vor, wir würden jede Minute für Nachfragen dokumentieren und diesem Zeitaufwand einen finanziellen Wert geben. Würden wir dann etwas ändern?<
Nach (wirklich sehr vielen) Gesprächen mit Teilnehmern schätze ich den täglichen Zeitaufwand für Nachfragen auf mindestens 30 Minuten je Tag ein.
30 Minuten, in denen eine Person fragt und eine Person antwortet. Damit kommen wir auf eine Stunde Zeitaufwand. Jeden Tag – fünf Tage die Woche – 52 Wochen im Jahr…
Grob geschätzt kommen wir somit auf ca. 250 Zeitstunden, die für schlechte Kommunikation verbraucht werden und die uns an anderen Stellen fehlen. Und dies beschreibt nur einen kleinen Teil der betrieblichen Strukturen! Der tatsächliche Wert kann erheblich höher liegen.
Selbstverständlich muss kommuniziert werden! Aber sollten uns diese Zeitwerte nicht einmal nachdenklich stimmen?
Ein wichtiger Punkt, der noch zusätzlich beachtet werden muss, ist, dass wir häufig nicht mehr in allen Bereichen über eine optimale Personalkapazität verfügen. Sollte schon allein deshalb nicht eine Optimierung der zur Verfügung stehenden Zeit erfolgen?

Was ist eine der Hauptursachen für suboptimale Kommunikation?

Auch wenn wir es nicht hören wollen, ist ein wesentlicher Grund eine unzureichende Dokumentation!

Hierzu fallen mir z. B. Auftragszettel, Aufträge für Kostenvoranschläge, fehlende Notizen nach Gesprächen, Technikerzettel und Leistungsdokumentation der Mitarbeiter ein.
In diesen Bereichen kommt es häufig zu Rückfragen.
Das Seltsame ist, dass diese Problematik den meisten meiner Teilnehmer durchaus bewusst ist, es aber schwierig ist, dieses Thema konkret anzugehen. Hier ist als ausschlaggebender Faktor das gesamte TEAM zu nennen.
Eigentlich ist keiner mit der Situation zufrieden – und doch ändert sich nur wenig.
Zeitverlust, Fehler und Frustration können die Folge sein.

Wie können wir diese Situation vielleicht schrittweise verbessern?

Zuerst ist es wichtig, alle Mitarbeiter (Chef inklusive!) mit ins Boot zu holen.
Nicht weniger wichtig ist es, alle berichten zu lassen, in welchen Bereichen Verbesserungen möglich und nötig sind.
Gerade im Bereich der Abrechnungsdokumentation (Technikerzettel!) besteht aus meiner Sicht großer Nachholbedarf.
Wenn wir schon im Bereich der Abrechnungsdokumentation sind – wie soll dann eine entsprechende richtige Dokumentation in Hinblick auf die MDR (EU 2017/745) entstehen?

Vielleicht können wir am Anfang folgendes prüfen und schrittweise umsetzen:

• Klar definierte Kommunikationswege etablieren.
• Verwendung von digitalen Plattformen für schnellen Informationsaustausch.
• Regelmäßige Team-Meetings für Updates und offene Diskussionen.
• Nutzung von Tools zur Aufgabenverfolgung.
• Klare und präzise Kommunikation in schriftlichen und mündlichen Nachrichten.
• Deutliche Zielsetzungen und Erwartungen kommunizieren.
• Einbindung von Feedback-Mechanismen für kontinuierliche Verbesserung.
• Schulungen zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten.
• Transparente Informationsweitergabe über Unternehmensentwicklungen.
• Reduzierung von unnötiger Bürokratie und Vermeidung von Informationsüberlastung.

Einer der wichtigsten Punkte ist: ANFANGEN!