Kommunkationshilfe bei Unstimmigkeiten

In vielen Zahnarztpraxen tritt immer wieder dieselbe Situation auf: Nach Einreichung eines Heil- und Kostenplans oder Kostenvoranschlags mit erhöhtem Steigerungsfaktor meldet sich der Patient erneut in der Praxis. Hintergrund ist häufig die Rückmeldung der privaten Krankenversicherung oder Zusatzversicherung, dass die Erstattung nur bis zum 3,5-fachen Faktor erfolgt. Nicht selten bitten Patienten anschließend darum, den vereinbarten Faktor für die geplanten Leistungen entsprechend zu reduzieren.

Für Praxisteams stellt dies eine kommunikative Herausforderung dar. Einerseits möchten sie ihren Patienten verständlich erklären, wie sich die Gebühren nach der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) zusammensetzen. Andererseits ist es wichtig, klarzustellen, dass versicherungsvertragliche Regelungen keinen Einfluss auf den Vergütungsanspruch der Praxis haben. Eine sachliche, transparente Kommunikation kann hier helfen, Missverständnisse zu vermeiden und gleichzeitig das Vertrauen der Patienten zu stärken.

Zwei Wege der Gebührenfestsetzung nach GOZ

Grundsätzlich kennt die GOZ zwei Möglichkeiten, die Höhe der zahnärztlichen Vergütung festzulegen.

Zum einen kann die Gebührenhöhe gemäß § 5 Abs. 2 GOZ durch den Zahnarzt bestimmt werden. Dabei werden Faktoren wie Schwierigkeit der Behandlung, Zeitaufwand sowie besondere Umstände berücksichtigt. Häufig lässt sich der tatsächliche Aufwand jedoch erst während der Behandlung vollständig beurteilen. In solchen Fällen kann es vorkommen, dass die später berechneten Kosten von einem zuvor erstellten Heil- und Kostenplan abweichen.

Zum anderen besteht die Möglichkeit, vor Beginn der Behandlung eine individuelle Vergütungsvereinbarung gemäß § 2 Abs. 1 und 2 GOZ zwischen Zahnarzt und Patient zu treffen. In dieser Vereinbarung wird der Steigerungsfaktor verbindlich festgelegt. Für Patienten bedeutet dies vor allem eines: Planungssicherheit. Die vereinbarte Gebühr darf im Rahmen der späteren Rechnung zwar unterschritten, jedoch nicht überschritten werden. Unerwartete Kostensteigerungen während der Behandlung werden dadurch ausgeschlossen.

Versicherungsleistungen und tatsächliche Erstattung

Ein häufiger Auslöser für Rückfragen oder Unstimmigkeiten ist die Erstattung durch private Krankenversicherungen oder Zahnzusatzversicherungen. Viele Tarife sehen eine Erstattung zahnärztlicher Leistungen nur bis zum 3,5-fachen Steigerungsfaktor vor. Gleichzeitig existieren jedoch auch Tarife, die deutlich höhere Faktoren – teilweise bis zum 5-fachen Satz – erstatten. Entscheidend ist: Die Erstattungsgrenze ergibt sich ausschließlich aus dem individuellen Versicherungsvertrag des Patienten. Sie ist keine Vorgabe der GOZ und hat daher auch keinen Einfluss auf die zahnärztliche Gebührenfestsetzung.

Für die Praxis bedeutet dies: Versicherungsbedingungen sind nicht maßgeblich für die Höhe der Vergütung. Die Grundlage der Abrechnung bleibt ausschließlich die Gebührenordnung für Zahnärzte.

Warum Faktoren nicht nachträglich angepasst werden können

In der Praxis entsteht häufig die Erwartung, dass der vereinbarte Faktor nachträglich angepasst werden kann, wenn eine Versicherung die Kosten nur teilweise übernimmt. Genau hier ist eine klare Kommunikation entscheidend.

Eine Vergütungsvereinbarung nach § 2 Abs. 1 GOZ ist eine verbindliche Vereinbarung zwischen Zahnarzt und Patient. Sie wird vor Beginn der Behandlung transparent besprochen und schriftlich festgelegt. Die darin vereinbarten Faktoren sind Bestandteil dieser Vereinbarung und daher grundsätzlich nicht nachträglich verhandelbar oder an individuelle Versicherungsbedingungen anpassbar.

Viele Praxen erklären ihren Patienten in diesem Zusammenhang auch die wirtschaftliche Perspektive der Behandlung: Eine qualitativ hochwertige, moderne Zahnmedizin mit entsprechendem Zeitaufwand, qualifiziertem Personal und hochwertiger Ausstattung lässt sich häufig nicht innerhalb des 3,5-fachen Faktors wirtschaftlich abbilden.

Transparenz schafft Vertrauen

Gerade deshalb kann die Vergütungsvereinbarung ein wichtiges Instrument der Transparenz sein. Sie ermöglicht es Patienten, bereits vor Beginn der Behandlung genau zu wissen, welche Kosten entstehen können.

Ein möglicher Kommunikationsansatz gegenüber Patienten lautet beispielsweise:

„Wir möchten Ihnen eine qualitativ hochwertige und transparente Behandlung ermöglichen. In vielen Fällen lässt sich der dafür notwendige zeitliche und fachliche Aufwand jedoch nicht innerhalb des 3,5-fachen Faktors wirtschaftlich darstellen. Eine Vergütungsvereinbarung schafft hier Klarheit: Die vereinbarte Gebühr steht bereits vor Behandlungsbeginn fest, sodass Sie genau wissen, welche Kosten entstehen können.

Wir empfehlen Ihnen daher, den Heil- und Kostenplan bzw. die Vergütungsvereinbarung vor der Behandlung bei Ihrer Versicherung einzureichen. So erhalten Sie frühzeitig Transparenz darüber, welchen Anteil Ihre Versicherung übernimmt. In vielen Fällen erstatten Versicherungen zwar nur bis zum 3,5-fachen Faktor. Für Sie bedeutet das jedoch häufig lediglich, dass Sie die Differenz zwischen der vereinbarten Gebühr und dem Betrag für den 3,5-fachen Satz selbst tragen. Dieser Eigenanteil ist oftmals deutlich geringer, als Patienten zunächst vermuten.“

Fazit für die Praxis

Unstimmigkeiten rund um Erstattungsgrenzen lassen sich im Praxisalltag nicht vollständig vermeiden. Sie lassen sich jedoch deutlich entschärfen, wenn Praxisteams frühzeitig informieren, die Systematik der GOZ verständlich erklären und die Notwendigkeit einer Vergütungsvereinbarung transparent darstellen.

Ein klar formuliertes Informationsblatt oder ein strukturierter Gesprächsleitfaden kann dabei eine wertvolle Unterstützung sein. Er hilft nicht nur, häufige Fragen zu beantworten, sondern stärkt auch die Position der Praxis in der Kommunikation mit Patienten und Versicherungen.