Honorarverluste durch mangelhafte Dokumentation am Beispiel Prophylaxesitzung

Dabei ist sie nicht nur rechtlich verpflichtend, sondern bildet auch die Grundlage für eine korrekte und vollständige Abrechnung – insbesondere im Bereich der privaten Gebührenordnung (GOZ). Fehler oder Lücken in der Dokumentation führen häufig zu Rückfragen, Unsicherheiten in der Abrechnung und letztlich zu Honorarverlusten.

Das folgende Praxisbeispiel zeigt eindrucksvoll, wie durch mangelnde Kenntnisse der Gebührenordnung (GOZ) und lückenhafte Dokumentation über 90 € Honorar unbemerkt verloren gehen können.

Ausgangssituation: Unvollständige Dokumentation einer PZR beim privat versicherten Patienten

Ein typischer Eintrag in der Behandlungsdokumentation könnte so aussehen: Untersuchung und Beratung (Zahnarzt/Zahnärztin)

Befund:

Behandlung:
PZR durchgeführt, Zahnstein entfernt, Politur, Taschen gespült, CHX, Fluoridierung, vertiefte Taschen im UK-Frontzahnbereich (durch Prophylaxemitarbeiterin)

Abgerechnet wurde:

• GOZ-Nr. 0010 (Beratung) = 12,94 €
• GOZ-Nr. Ä1 (Untersuchung) = 10, 72 €
• 28 x GOZ-Nr. 1040 (PZR, 2,3-fach) = 101,36 €

Gesamt: 125,02 €

Typische Nachfragen bei unklarer Dokumentation

Häufig treten im Nachgang zeitaufwendige Rückfragen auf, z. B.:

• War die PZR durch festsitzenden Zahnersatz oder tiefreichende Taschen erschwert?
  -> höherer Steigerungssatz möglich!
• Warum wurde fluoridiert? -> Bei überempfindlichen Zahnhälsen kann zusätzlich GOZ-Nr. 2010 berechnet werden, während die Fluoridierung ansonsten mit der GOZ-Nr. 1040 abgegolten ist.
• Wurde eine PSI erhoben? -> GOZ-Nr. 4005 ist nicht auf alle zwei Jahre beschränkt wie im BEMA!
• Wurde CHX-Gel eingebracht? -> GOZ-Nr. 4025 zzgl. Material möglich
• Warum wurde keine Taschenspülung nach GOZ-Nr. 4020 abgerechnet? -> auch ohne Salbe möglich.

Fehlende Dokumentation lässt eine korrekte Abrechnung unmöglich werden - und damit verschenkt die Praxis bares Geld.

Korrekte Dokumentation: der Schlüssel zur vollständigen Abrechnung

Überarbeitete Dokumentation:

• Eingehende Untersuchung und Beratung
• Parodontaler Screening-Index (PSI) erhoben: 3 – 2 – 3/3 – 3 – 3
• PZR: Entfernung von harten und weichen Belägen, Reinigung der Zahnzwischenräume, Politur aller zugänglichen Oberflächen
  • erschwerter Zugang durch festsitzenden Zahnersatz und tiefreichende Taschen
• Überempfindliche Zahnhälse ( 16, 17, 26, 27, 46, 47) behandelt
• Taschenspülung durchgeführt, CHX-Gel 43–33 eingebracht

Abrechnung nach Korrektur:

Gesamt: 220,89 €

Fazit: fast 100 € Honorarverlust durch fehlende Dokumentation
Differenz zur ursprünglichen Abrechnung: 95,87 €

Dieses Beispiel zeigt deutlich, wie wichtig eine vollständige und fachlich korrekte Dokumentation ist – nicht nur zur rechtssicheren Behandlungsdokumentation, sondern auch zur ausschöpfenden Abrechnung nach GOZ.

Im stressigen Praxisalltag bleibt oft keine Zeit, jede Maßnahme im Nachhinein zu besprechen. Umso wichtiger ist es, dass das gesamte Team – von der Prophylaxefachkraft bis zur Abrechnung – mit den abrechnungsrelevanten Grundlagen vertraut ist.

Empfehlung für die Praxis

• regelmäßige Schulungen zu GOZ-Leistungen und Abrechnungsregeln
• standardisierte Dokumentationshilfen für Prophylaxe-Teams
• Zusammenarbeit zwischen Behandler/in, Assistenz und Abrechnung optimieren
• Checklisten zur Abrechnung häufiger Leistungen (z. B. PZR, PSI, Fluoridierung)

Denn: Nur was dokumentiert ist, kann auch abgerechnet werden.