Dateline: ab 01.01.2025 kommt die eRechnung – auch für Zahnarztpraxen?

Ein Teil dieser Neuerungen ist, dass Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtet sind, Rechnungen im europäischen Standard EN 16931 auszustellen.

Dies betrifft alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Diese sogenannte e-Rechnungspflicht gilt für den Bereich B2B (Business to Business).

Was gilt für die Zahnarztpraxis?

Auch Zahnarztpraxen sind an die e-Rechnungspflicht gebunden, im Hinblick auf Geschäftsbeziehungen mit Dentallaboren.

Ebenso können diese Änderungen die Bundeszahnärztekammer (BZÄK) und die (Landes-)Zahnärztekammern selbst als Körperschaft des öffentlichen Rechtes betreffen.

Ab 2025 müssen Zahnarztpraxen in der Lage sein, e-Rechnungen

• zu empfangen,
• zu speichern,
• zu öffnen/sichten/prüfen sowie
• zu verarbeiten.

Wichtig!

Umsätze an private Endverbraucher (B2C, u. a. Patienten) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der e-Rechnungspflicht betroffen.

Ab 2027 (Stand heute) müssen Zahnarztpraxen in der Lage sein, ebenso e-Rechnungen zu versenden, wenn ihr Vorjahresumsatz 800,000 Euro überschreitet.

Für andere Praxen unter dieser Umsatzgrenze gilt diese Pflicht ab 2028.

Achtung!

Ab dem 01.01.2025 gilt eine Rechnung im PDF-Format nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern im Sinne des UstG als „sonstige Rechnung“.

Wie wird die e-Rechnung ab dem 01.01.2025 zugestellt?

Rechnungsersteller und -empfänger sollten sich im Idealfall vorab auf einen Übermittlungsweg einigen.

Die Übermittlung von e-Rechnungen kann erfolgen, u.a. durch

• den Versand per E-Mail,
• die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle
• den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
• die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal

Alternativ steht Unternehmen frei, zur Erstellung und/oder Übermittlung von e-Rechnungen einen externen Dienstleister zu beauftragen. In diesem Fall hat jedoch der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus dem Umsatzsteuergesetz ergebenden formalen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Rechnung gewährleistet.

Für den Empfang einer elektronischen Rechnung ist nach Aussage der Finanzbehörde zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichend.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) können weiterhin als "sonstige Rechnungen", z. B. in Papierform oder als PDF, übermittelt werden.

Aufbewahrung von e-Rechnungen

Es gilt weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten.
Dabei ist die e-Rechnung im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat aufzubewahren, auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichervorgang erfüllt sein.