Urlaubsgeld für Praxismitarbeiter/innen

Praxismitarbeiter/innen freuen sich über einen Zuschuss für die Urlaubskasse. Einen gesetzlichen Anspruch haben sie auf Urlaubsgeld aber nicht. Unter „Urlaubsentgelt“ versteht man die Fortzahlung des Lohns während des Urlaubs. Darauf haben alle Arbeitnehmer/innen Anspruch, so das Arbeitsrecht. Das „Urlaubsgeld“ ist hingegen eine Extra-Leistung, die die/der Praxisinhaber/in seinen Mitarbeiter/innen freiwillig gewährt – oder eben auch nicht. Allerdings kann die Zahlung unterschiedlich normiert sein: Manche Arbeitgeber/innen zahlen das Urlaubsgeld und auch Weihnachtsgeld aufgrund vertraglicher Vereinbarungen: in diesen Fällen besteht ein rechtlicher Anspruch. Die anderen Arbeitgeber/innenzahlen den extra Bonus für den Urlaub nur in Jahren, in denen die Praxis gute Gewinne abwirft.

Wird das Urlaubsgeld mindestens drei Jahre hintereinander vorbehaltlos ausgezahlt, kann daraus auch ohne vertragliche Vereinbarung eine „betriebliche Übung“ werden und damit ein Anspruch gegenüber der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber entstehen. Zahnärzt/innen als Arbeitgeber/innen, die das vermeiden möchten, sollten jährlich in einem Begleitschreiben darauf hinweisen, dass es sich um eine einmalige Zahlung handelt, aus der kein Anspruch entsteht. Ein Hinweis im Arbeitsvertrag, dass alle Sonderzahlungen freiwillig und ohne Anspruch sind, reicht nicht.

Muss das Urlaubsgeld versteuert werden?

Beim Urlaubsgeld handelt es sich um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialabgaben bleibt den Praxismitarbeiterinnen meist nur die Hälfte. Die Arbeitgeberinnen müssen dabei noch tiefer in die Tasche greifen, denn sie müssen zusätzliche Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, die ca. 20 % des Bruttourlaubsgeldes ausmachen, bezahlen. Gleiches gilt auch für das Weihnachtsgeld. Beispiel: Eine zahnmedizinische Fachangestellte (ledig, zwei Kinder, konfessionslos) verdient im Monat 2.000 Euro brutto. Sie erhält als Sondervergütung als Extra eine Zahlung an Urlaubsgeld in Höhe von 1.000 Euro. Nach Abzug der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsabgaben verbleiben der Angestellten netto lediglich 541 Euro. Die Zahnärztin bzw. den Zahnarzt kostet das Urlaubsgeld hingegen stattliche 1.200 Euro.

Die Alternative: Pauschalversteuerte Erholungsbeihilfe

Für Praxisinhaber/innen, die kein komplettes Urlaubsgeld zahlen und Ansprüche vermeiden wollen, gibt es noch eine günstigere Alternative: Zusätzlich zum vereinbarten Gehalt kann eine sogenannte Erholungsbeihilfe gezahlt werden. Diese ist jedoch nach § 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG begrenzt auf die Jahresbeträge von 156 Euro für die/den Arbeitnehmer*in, zusätzlich 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro für jedes Kind. Für eine vierköpfige Familie sind dies immerhin 364 Euro, die zusätzlich netto in die Familienkasse fließen, wenn die/der Arbeitgeber/in diese mit 25 % pauschal besteuert. Sozialversicherungsbeiträge fallen hierbei nicht an.

Das Gesetz sieht vor, dass dieses Geld tatsächlich für Erholungszwecke genutzt wird. Dazu muss die/der Arbeitnehmer/in der Praxisinhaberin oder dem Praxisinhaber nachweisen, dass dies in zeitlichem Zusammenhang mit einem Urlaub und nicht länger als drei Monate vor oder nach einem Urlaub gezahlt worden ist. Praxisinhaber/innen sollten sich daher den Zweck der Erholungsbeihilfe von der Arbeitnehmerin bzw. vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen und diese zu den Lohnunterlagen für eine spätere Prüfung nehmen. Musterformulierung Erholungsbeihilfe: „Hiermit bestätige ich, dass ich die am … erhaltene Erholungsbeihilfe in Höhe von … Euro (ggf. gemeinsam ergänzen mit dem Ehepartner X und meinen Kindern YZ) zu Erholungszwecken verwendet habe … Ort, Datum, Unterschrift Arbeitnehmer/in“.

Der Vorteil: Die zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) erhält als Sondervergütung ein Urlaubsgeld in Höhe von 500 Euro und zusätzlich Erholungsbeihilfen von 260 Euro (156 Euro für die Mitarbeiterin und jeweils 52 Euro für die Kinder). Nach Abzug der gesetzlichen Abgaben verbleiben der Angestellten vom Urlaubsgeld netto 279 Euro und zusätzlich die 260 Euro netto aus der Erholungsbeihilfe, insgesamt also 539 Euro. Im Ergebnis damit fast die Summe aus 1.000 Euro Urlaubsgeld. Den Zahnarzt als Arbeitgeber kostet diese Zahlung allerdings nur ca. 925 Euro (500 Euro zzgl. AG-Anteil und 25 % pauschale Lohnsteuer auf die 260 Euro). Im direkten Vergleich zur Zahlung des reinen Urlaubsgeldes i.H. von 1.000 Euro spart er somit 275 Euro.