Praxisführung 1: Datenschutz verhindert Zugriff des Finanzamts

Ärztliche Verschwiegenheitspflicht gilt auch bei Betriebsprüfungen
Ärzt/innen unterliegen einer gesetzlichen und berufsrechtlich geregelten Verschwiegenheitspflicht, deren Verletzung mit Strafe bedroht ist und die auch gegenüber Verwaltungsbehörden und Gerichten mit wenigen gesetzlich genau geregelten Ausnahmen gilt. Eine Durchbrechung der Verschwiegenheitspflicht ist nur nach ausdrücklicher Entbindung durch den Patienten gestattet.

Die Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich auch auf die Mitarbeiter/innen und umfasst alle in beruflicher Eigenschaft bekannt gewordenen Tatsachen. Der Verschwiegenheit unterliegende Umstände und Daten fließen bei Ärzt/innen regelmäßig in die steuerlichen Aufzeichnungen ein – somit in Unterlagen, die im Fall einer Überprüfung durch die Finanzbehörde vorzulegen sind. Der Arzt ist somit einerseits zur Führung bestimmter Aufzeichnungen verpflichtet, andererseits kann er die Vorlage derartiger Unterlagen nicht ohne Weiteres verweigern.

Eindeutige Rechtsprechung
Der Bundesfinanzhof hat zu dieser Problematik eine eindeutige Rechtsprechung entwickelt. Demnach ist die Verschwiegenheitspflicht eine Besonderheit, deren Management den Freiberufler/innen obliegt und die nicht zu einer Behinderung oder Erschwerung bei der Abgabenerhebung führen darf. Das bedeutet, dass es den Steuerpflichtigen freisteht, ihre steuerlichen Aufzeichnungen so zu führen, dass die unter die Verschwiegenheitspflicht fallenden Umstände daraus nicht hervorgehen oder dass sie diese Umstände vor Übergabe der Unterlagen unkenntlich machen. Somit ist der Freiberufler verpflichtet, durch erhöhte Mitwirkungspflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung die entstandenen Informationsdefizite der Finanzbehörden im Rahmen des Zumutbaren auszugleichen.

In manchen Fällen werden von Ärzt/innen im Fall einer Betriebsprüfung der Einfachheit halber sowohl Einnahmenaufzeichnungen als auch Honorarnoten im Originalzustand vorgelegt. Eine Alternative ist die Anonymisierung der Daten durch die Ärztin oder den Arzt. Am einfachsten ist dies, wenn auf alle steuerlich relevanten Unterlagen der Inhalt der ärztlichen Leistung sowie die Diagnose ausgeblendet werden. Ein Original der Honorarnote sollte jedoch für eigene Zwecke aufbewahrt werden.

Eine Anonymisierung des Patientennamens wird durch die EDV erleichtert, weil auf den Honorarnotendurchschriften sowie im Einnahmenbuch einfach die Patientennummer, die der Ärztin oder dem Arzt jedenfalls eine eindeutige Zuordnung ermöglicht, angebracht wird. Die auf Banküberweisungsbelegen erscheinenden Patientennamen müssen dann allerdings gleichfalls unkenntlich gemacht und durch die Patientennummer ersetzt werden. Grundsätzlich ist die Finanzverwaltung nicht berechtigt, in die Patientenkartei Einblick zu nehmen. Dies war auch in der Vergangenheit bei Betriebsprüfungen so gut wie nie ein relevantes Thema.

Die Finanzverwaltung ihrerseits ist wegen einschlägiger Bestimmungen berechtigt, in alle betriebliche Abrechnungs- und Aufzeichnungssysteme Einsicht zu nehmen oder die steuerliche Ordnungsmäßigkeit dieser Systeme zu überprüfen. Die in der Bundesabgabenordnung normierte Verpflichtung, EDV-Daten auf Datenträgern für Prüfungszwecke zur Verfügung zu stellen, gilt somit nicht ausschließlich für die Buchhaltungsdaten im eigenen Sinn, die häufig auf einem externen System, etwa bei der Steuerberaterin oder beim Steuerberater, erstellt werden. Das Interesse der Finanzverwaltung erstreckt sich auch auf Kalkulationsdaten, Kostenvoranschläge, die Auftragsverwaltung, Materialverwaltung oder das Mahnwesen.

Vernetzung finanzieller und ärztlicher Daten
Im ärztlichen Bereich ist eine Konfliktsituation programmiert, weil bei Praxisverwaltungs- und Abrechnungsprogrammen stets eine Vernetzung ärztlicher und finanzieller Daten erfolgt. Ein Ausblenden der sensiblen Daten ist in diesen Programmen vielfach nicht vorgesehen oder technisch unmöglich. Ärzt/innen mit Buchhaltung über EDV sind verpflichtet, den Prüfern EDV-Daten zugänglich zu machen. Dies umfasst nicht nur die eigentliche Buchhaltung, sondern auch alle Programmabläufe, durch die Daten via EDV an die Buchhaltung übergeben werden (zum Beispiel Honorarverrechnungsprogramme). Wenn die Buchhaltung bei der Steuerberaterin oder beim Steuerberater geführt wird, entfällt dieses Problem. Denn Steuerberater/innen sind für die Datenübergabe bestens gerüstet.

In welchem Datenformat die Übergabe der Buchhaltungsdaten erfolgen muss, ist per Erlass geregelt. So sind Unternehmer/innen nicht verpflichtet, die von ihnen eingesetzte Hard- und Software während der gesetzlichen siebenjährigen Aufbewahrungsdauer zu horten, um den archivierten Datenträger für die Steuerprüferin bzw. den Steuerprüfer auch dann noch lesbar machen zu können, wenn das betriebliche EDV-System längst erneuert ist. Ein direkter Zugriff auf die Datenbestände der Ärzt/innen durch Steuerprüfer/innen ist ebenfalls nicht erlaubt.

Dietmar Kern