Urlaubsplanung beginnt bereits am Arbeitsplatz

Mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Praxisurlaub sollten Sie mit den ersten vorbereitenden Arbeiten beginnen. Vertragsärzt/innen – auch wenn sie angestellt sind – müssen für eine Vertretung sorgen. Innerhalb einer Berufsausübungsgemeinschaft oder einer anderen Praxisform mit mehreren Ärzt/innen übernimmt meist ein/e Kolleg/in die Vertretung. Schließt die gesamte Praxis, müssen Sie sich mit Praxen in der Nähe abstimmen. Wichtig bei der Regelung der Vertretung ist, ob Ihr/e Vertreter/in in Ihrer Praxis und unter Ihrer LANR/BSNR tätig wird (Vertretung nach Vertragsarztrecht), oder ob er/sie in ihrer/seiner eigenen Praxis und unter eigener LANR praktiziert (kollegiale Vertretung).

Bei kollegialer Vertretung ist eine Vertreterbestellung schon ab dem ersten Tag der Abwesenheit erforderlich. Sie brauchen in den ersten 12 Wochen keine Genehmigung der kassenärztlichen Vereinigung (KV). Dauert die Vertretung aber länger als fünf Tage, muss sie der KV gemeldet werden.

Information an Patientinnen und Patienten

Sobald die Vertreterin oder der Vertreter feststeht, sollten Sie einen Aushang mit der Urlaubsankündigung gut sichtbar in der Praxis platzieren. Denken Sie auch an Hinweise auf Ihrer Praxis-Homepage, Ihren Einträgen bei Google, Doctolib, Facebook & Co. Der Virchowbund bietet eine Vorlage für den Praxisaushang. Diese können Sie einfach anpassen und ausdrucken. Tipp: Wenn Sie das Papier laminieren und mit Marker beschriften, können Sie den Aushang mehrfach verwenden. Am Ende des letzten Arbeitstages besprechen Sie den Anrufbeantworter. Erklären Sie, von wann bis wann Sie im Urlaub sind und wer die Vertretung übernimmt. Nennen Sie auch die Adresse und Telefonnummer der Vertretungspraxis.

Terminplanung anpassen

Regelmäßige Folgetermine von Ihren Patientinnen und Patienten sollten Sie so setzen, dass sie nicht in die Urlaubszeit fallen. In den 14 Tagen vor Urlaubsbeginn sollten Sie in der Terminplanung einige Termine freihalten für Patient/innen, die unbedingt noch einmal einbestellt werden müssen, oder für akute Termine. Den Terminplan für die erste Woche nach dem Urlaub sollten Sie nicht komplett füllen. Halten Sie Termine für Akut-Patient/innen frei, die nicht Ihre/n Vertreter/in aufsuchen wollten. So ersparen Sie sich eine komplette Termin-Überlastung direkt nach dem Urlaub.

Wichtig: Bestellen Sie Zeitungen und Zeitschriften ab und treffen Sie Regelungen für die Post: Ist jemand aus dem Team zuständig, den Briefkasten auch während des Urlaubs täglich zu leeren? Oder sollen Briefe im Postzentrum gesammelt und gelagert werden? Informieren Sie auch die Reinigungsfirma über den Praxisurlaub. Möglicherweise ist dieser Zeitraum ideal für eine Grundreinigung.