Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Ab 2023 wird die eAU für Arbeitgeber verpflichtend
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf gelbem Papier hat bald ausgedient. Ab 2023 wird das Meldeverfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für alle Arbeitgeber/innen verpflichtend. Bislang gibt es sie noch: die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf dem typischen gelben Papier. Das wird sich ab 2023 ändern. Denn ab 2023 gilt für Arbeitgeber das elektronische Verfahren. Die eAU bringt Entlastung für Arbeitgeber/innen und Arbeitnehmer/innen.

Für Arztpraxen gilt die eAU schon seit 2022
Bereits seit Januar 2022 können Arbeitgeber/innen im Rahmen eines Pilotverfahrens eAU-Daten bei den Krankenkassen rückwirkend für Zeiten ab dem 1. Oktober 2021 abrufen.

Ab 2023 eAU-Abruf für alle Arbeitgeber/innen verpflichtend
Arbeitnehmer/innen sind grundsätzlich ab dem vierten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen (§ 5 EZFG). Die/Der Arbeitgeber/in darf sogar am ersten Tag ein Attest fordern. Gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer/innen informieren ihre Arbeitgeberin oder ihrern Arbeitgeber daher unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit und suchen – sofern erforderlich – eine Ärztin oder einen Arzt auf.

Ab dem 1. Januar 2023 ist der Abruf von AU-Daten bei den Krankenkassen für Arbeitgeber/innen verpflichtend. Arbeitnehmer/innen müssen ihrer Arbeitgeberin bzw. ihrem Arbeitgeber von da an auch keine AU-Bescheinigung mehr vorlegen. Was allerdings – zumindest vorerst – erhalten bleiben soll, ist eine ärztliche Papierbescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel. Außerdem haben Arbeitnehmer/innen weiterhin die Pflicht, den Arbeitgeber/innen ihre Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese ärztlich feststellen zu lassen.

Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf von eAU-Daten durch Arbeitgeber/innen ist nicht zulässig. Die AU-Bescheinigungen (Erst- und Folgebescheinigungen) können nur individuell für die/den jeweilige/n Arbeitnehmer/in angefordert werden. Auch Krankenhäuser nehmen an diesem Verfahren teil. Nicht beteiligt sind derzeit Privatärzt/innen, Ärzt/innen im Ausland und Rehabilitationseinrichtungen sowie Physio- und Psychotherapeut/innen.

Welches Gesetz regelt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Das Meldeverfahren zwischen Krankenkasse und Arbeitgeber/in regelt der Paragraf 109 Viertes Buch Sozialgesetzbuch. Das Meldeverfahren ist jedoch deutlich komplizierter, denn auch Zahnärzt/innen müssen die Arbeitsunfähigkeit ihrer Patient/innen elektronisch an die Krankenkasse melden, damit die Daten für die Arbeitgeber/innen zum Abruf bereitstehen.

Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Praxis?
Bekommen Arbeitnehmer/innen von ihrer Ärztin oder ihrem Arzt eine Krankschreibung, dann muss die Ärztin oder der Arzt die Krankschreibung zukünftig elektronisch melden. Arbeitnehmer/innen bekommen nur noch einen Ausdruck für ihre eigenen Unterlagen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind jedoch dazu verpflichtet, dass sie ihre Arbeitgeberin bzw. ihre Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer informieren. Die/Der Arbeitgeber/in ruft dann über das Lohnprogramm oder sv.net die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab. Für Arbeitgeber/innen, die ihre Löhne von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater erstellen lassen, wird der Abruf durch den Lohnsachbearbeiter/innen erfolgen. Dazu müssen aber die Prozesse auf das neue Verfahren abgestimmt sein, denn den gelben Zettel gibt es dann nicht mehr.

Wie können sich Unternehmen auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorbereiten?
Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen. Bisher war klar, dass der gelbe Zettel ins Lohnbüro muss. Zukünftig ist die mündliche oder schriftliche Mitteilung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers über die Arbeitsunfähigkeit ebenfalls weiterzugeben. Eine schriftliche Meldung der Arbeitsunfähigkeit mittels Formular oder E-Mail durch die Mitarbeiter/innen ist empfehlenswert, empfehlen Sozialversicherungsexperten, denn mündliche Krankmeldungen gehen im Alltag schnell unter.