Betriebsprüfung

Was Ärzt/innen Finanzbeamten zeigen müssen
Für Arztpraxen und deren Inhaber/innen stellt die Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung, d. h. die Durchführung einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, einen unangenehmen hoheitlichen Eingriff in die ärztliche Berufsausübung dar. Oftmals wird der Beginn der Betriebsprüfung mit der Hoffnung verbunden, dass die/der Prüfende, sobald er „etwas gefunden hat“, mit dem steuerlichen Mehrergebnis zufrieden ist und die Prüfung anschließend vorüber ist.

Die Abläufe und Rechtsfolgen von Betriebsprüfungen haben sich in den letzten Jahren verändert. Zum einen wurde die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige im Vorfeld einer angekündigten Betriebsprüfung abgeschafft. Aber auch die elektronische Auswertung der Praxis-EDV gibt dem Finanzamt neue Hinweise, die früher in dieser Form nicht erlangt werden konnten.

Fakt ist: Betriebsprüfer/innen dürfen im Einzelfall von Ärztinnen und Ärzten sogar Unterlagen einfordern, die gar nicht aufbewahrungspflichtig sind. Dazu liegt ein Beschluss des Bundesfinanzhofs vor. Die Finanzbeamten dürfen nach eigenem Ermessen entscheiden, ob und in welcher Form sie solche Unterlagen verlangen. Zahnärzt/innen müssen der/dem Betriebsprüfenden Auskünfte erteilen und Dokumente vorlegen. Dazu zählen in erster Linie aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege, etwa betriebliche Kontoauszüge. So sieht es Paragraf 147 der Abgabenordnung (AO) vor.

Allerdings liegt es im Ermessen der Finanzbeamtin bzw. des Finanzbeamten, auch nicht aufbewahrungspflichtige Belege einzufordern. Das muss aber dazu dienen, die steuerlichen Verhältnisse überprüfen zu können (Paragraf 200 AO). Beispiel: Ein Finanzbeamter forderte von einer Zahnarztpraxis bei einer Betriebsprüfung, sie solle Bankauszüge eines „gemischten Kontos“ vorlegen.

Über dieses wurden neben betrieblichen, auch private Transaktionen abgewickelt. Dagegen wehrte sich der Zahnarzt. Er erklärte, er sei von der Umsatzsteuer befreit. Die Kontoauszüge seien nicht aufbewahrungspflichtig. Außerdem habe er bereits sämtliche Ausgangsrechnungen vorgelegt. Doch Einspruch und Klage blieben erfolglos. Die Richter/innen des Finanzgerichts ließen die Revision zum BFH nicht zu. Die dagegen gerichtete Nichtzulassungsbeschwerde hatte keinen Erfolg. Nach dem Beschluss des BFH vom 05.04.2022 (Aktenzeichen VIII B 42/21) hat das Finanzamt ein Recht darauf, die Kontoauszüge einzusehen. Die Betriebsprüfer/innen müssen dies aber begründen und für notwendig erachten.

Das sollten Sie beachten: Bei einigen nicht aufbewahrungspflichtigen Unterlagen erscheint es grundsätzlich nachvollziehbar, dass sie bei Betriebsprüfungen erforderlich und bedeutsam sein können. „Dies ist insbesondere der Fall, wenn sich damit ein schwieriger Sachverhalt ermitteln lässt. Das muss sich nicht unbedingt nachteilig für die Steuerzahler auswirken“, sagt Jürgen Denk, Steuerberater bei Ecovis in Neumarkt. Zahnärzt/innen sind aber nicht gezwungen, zur Sicherheit alles aufzubewahren. „Bei Kontoauszügen spricht einiges dafür, sie einige Jahre aufzubewahren“, empfiehlt Denk.

Wissenswertes zur Betriebsprüfung in der Praxis
Bei Ärzt/innen hat die Anzahl der Außenprüfungen in den letzten Jahren zugenommen, sodass statistisch gesehen kaum eine Praxis verschont bleibt. Bei Kenntnis der Prüfungsschwerpunkte des Finanzamts und einigen organisatorischen Maßnahmen im Praxisablauf kann manches umschifft werden, aber grundsätzlich verhindern lässt sich eine Prüfung nicht. Einige Steuerfälle werden nämlich nicht nach Risikokriterien ausgewählt, sondern per Zufall unter dem Gesichtspunkt der Generalprävention. Eine entsprechende Vorbereitung kann zumindest zu einer zügigen Abwicklung der Außenprüfung beitragen.

Der Begriff „Außenprüfung“ umfasst verschiedene Arten von Prüfungen. Die „klassische“ Außenprüfung, auch Betriebsprüfung genannt, erstreckt sich auf alle Steuerarten und umfasst üblicherweise drei Besteuerungszeiträume.

• Gemäß §§ 193 ff. der Abgabenordnung (AO) Diese Vollprüfung erstreckt sich bei Ärzt/innen nicht nur auf die freiberuflichen Einkünfte, sondern auch auf die übrigen einkommensteuerlichen Verhältnisse, unter Umständen auch die der Ehepartnerin bzw. des Ehepartners.
• Soll nur ein einzelner Sachverhalt geklärt werden, kann die Finanzverwaltung nach § 203 AO eine abgekürzte Außenprüfung durchführen. Anlass kann eine Kontrollmitteilung sein, die im Rahmen einer Außenprüfung bei einer/einem anderen Steuerpflichtigen erstellt wurde, oder zum Beispiel umfangreiche Baumaßnahmen an einem sowohl privat als auch betrieblich genutzten Gebäude. Im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung wird geprüft, ob sämtliche zum Arbeitslohn gehörenden Einnahmen, beispielsweise auch Sachbezüge, in der korrekten Höhe erfasst und die Lohnsteuer ordnungsgemäß einbehalten wurde.
• Im Lohnbereich gibt es noch die Sozialversicherungsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.

Umsatzsteuerpflichtige Umsätze
Werden in der Praxis auch umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbracht, werden diese üblicherweise im Rahmen einer allgemeinen Betriebsprüfung überprüft. Allerdings ist auch die Durchführung einer Umsatzsteuersonderprüfung möglich. Dabei geht es vorrangig um die zeitnahe Überprüfung der Umsätze, insbesondere die Zuordnung zu den steuerfreien und -pflichtigen Umsätzen sowie um den Vorsteuerabzug.

Fazit: Viele Sachverhalte lassen sich durch entsprechende Dokumentation und Kommunikation gegenüber dem Finanzamt im Vorfeld klären, sodass eine Prüfung aus diesen Gründen verhindert werden kann. Andere Lebenssachverhalte, die zu einer Außenprüfung führen können, lassen sich nicht so einfach vermeiden: Wird die Praxis aufgegeben oder verkauft, eine Gemeinschaftspraxis gegründet oder scheidet eine Ärztin oder ein Arzt aus der Gemeinschaftspraxis aus, sind dies immer bevorzugte Anlässe für eine Außenprüfung der Finanzverwaltung.